یکی از نخستین چیزهایی که مدیران جدید متوجه میشوند آن است که نقش آن‌ها، وظیفه‌ای بسیار پرفشار است و از آنچه پیش‌بینی می‌کردند هم سخت‌تر است. آن‌ها شگفت‌زده میشوند وقتی متوجه میشوند مهارت‌ها و روش‌های لازم برای موفقیت فردی با مهارت‌ها و روش‌های لازم برای موفقیت به عنوان مدیر تفاوت‌های مهمی دارند، و این که میان قابلیت‌های کنونی‌شان و الزامات پست مدیریتی جدید شکاف عمیقی وجود دارد.
فرایند تبدیل شدن به یک مدیر خوب حتی برای با استعدادترین افراد هم سفری پرزحمت اما پرفایده، شامل یادگیری و توسعه مداوم خود است.
مدیریت مهارتی است که می‌توان از طریق آموزش و تجربه توسعه و بهبود بخشید. مدیران می‌توانند با تکیه بر استعدادهای طبیعی خود و غلبه بر ضعف‌ها و کمبودهای مهارتی از طریق بازخورد، آموزش و تمرین، به مدیران بهتری تبدیل شوند.
در این مقاله، ما به بررسی آموزش‌ها و مهارت‌های اصلی مورد نیاز برای مدیران جدید می‌پردازیم و در پایان این مقاله، شما درک جامعی از مهارت‌های حیاتی مدیریت مؤثر خواهید داشت و می‌توانید در طراحی برنامه‌های آموزش و توسعه مدیران از آن بهره گیرید.
چه آموزش‌هایی برای مدیران جدید در اولویت است؟
۱. مهارت‌های ارتباطی
ارتباط موثر یکی از مهمترین مهارت‌ها برای هر فردی در موقعیت رهبری است، نه فقط برای انتقال اطلاعات بلکه برای ایجاد اعتماد و روابط. ارتباط خوب به همکاری بهتر، افزایش بهره‌وری و محیط کاری مثبت‌تر منجر می‌شود.
یک مثال عالی از مهارت‌های ارتباطی خوب، گوش دادن فعال است که شامل تمرکز بر کلمات گوینده، پرسیدن سوالات شفاف کننده و پاسخ مناسب می‌شود.
فوربس بیان می‌کند که گوش دادن فعال یکی از مهارت‌های اصلی است که مدیران باید برای ارتباط موثر توسعه دهند و با گوش دادن فعال به اعضای تیم، مدیران می‌توانند بینش‌ها و دیدگاه‌های ارزشمندی کسب کنند که می‌تواند عملکرد تیم را بهبود بخشد.
مهارت‌های ارتباطی خوب می‌توانند در حل تعارض کمک کند. با استفاده از ارتباط موثر، مدیران می‌توانند به شناسایی ریشه تعارض، تسهیل بحث‌های باز و یافتن راه‌حل‌هایی کارآمد، کمک کنند.
برای کسانی که به تازگی وارد سمت مدیریتی شده‌اند، توسعه مهارت‌های ارتباطی خوب، ضروری است. در حالی که دوره‌ها می‌توانند به توسعه مهارت‌های ارتباطی کمک کنند، دریافت بازخورد از اعضای تیم و همکاران نیز می‌تواند به شناسایی زمینه‌های بهبود کمک کند. تمرین منظم مهارت‌های ارتباطی، مانند تمرینات نقش‌آفرینی نیز می‌تواند به ساختن اعتماد به نفس و بهبود اثربخشی ارتباطات کمک کند.
۲. مدیریت زمان
مدیریت زمان برای مدیران و رهبران بسیار مهم است زیرا اطمینان می‌دهد که آن‌ها زمان خود را به طور موثر و کارآمد استفاده می‌کنند. مدیریت زمان به مدیران اجازه می‌دهد تا بر وظایف اصلی خود تمرکز کنند و وظایف دیگر را به اعضای تیم واگذار کنند.
مدیریت زمان موثر به مدیران کمک می‌کند بهره‌وری بیشتری داشته باشند، به اهداف خود برسند و استرس را کاهش دهند.
۹۰ درصد کارمندان به دلیل مدیریت زمان ضعیف احساس استرس می‌کنند، که می‌تواند بهره‌وری و سلامت روانی آن‌ها را تحت تأثیر قرار دهد، در حالی که مدیریت زمان خوب موجب افزایش انگیزه و مشارکت تیم می‌شود.
مدیران می‌توانند از ماتریس آیزنهاور برای مدیریت زمان استفاده کنند. این روش وظایف را بر اساس ضرورت و اهمیت اولویت‌بندی می‌کند، که به مدیران کمک می‌کند تشخیص دهند کدام وظایف فوراً نیاز به توجه دارند و کدام‌ها می‌توانند منتظر بمانند.
تمرین مدیریت زمان خوب نیاز به انضباط و تلاش مستمر دارد. یک راه برای پیگیری پیشرفت، ثبت وظایف روزانه و زمانی است که برای آن‌ها صرف می‌شود.
۳. تفویض اختیار
تفویض اختیار یک مهارت اساسی برای مدیران و رهبران است، و مهارت‌های واگذاری خوب منجر به افزایش بهره‌وری، مشارکت بیشتر کارمندان و استفاده موثرتر از منابع می‌شود. مدیران عاملی که به خوبی وظایف را واگذار می‌کنند، ۳۳ درصد درآمد بالاتری ایجاد می‌کنند.
یکی از قسمت‌های مهم واگذاری خوب، انتخاب وظایف مناسب برای واگذاری است. مدیران باید وظایفی را انتخاب کنند که با نقاط قوت و علاقه‌های اعضای تیم هماهنگ باشد.
واگذاری موثر همچنین شامل ارائه دستورالعمل‌ها و انتظارات واضح به اعضای تیم است. که شامل تعیین مهلت‌ها، ارائه منابع و پشتیبانی لازم و مشخص کردن نتایج مورد انتظار است تا افراد بتوانند انتظارات را درک کرده و مالکیت مسئولیت‌های خود را بپذیرند.
یادگیری و توسعه مهارت تفویض اختیار برای کسانی که به تازگی وارد موقعیت‌های مدیریتی شده‌اند، ممکن است چالش‌برانگیز باشد، اما برای موفقیت ضروری است. با شناسایی وظایف اولویت‌دار و تصمیم‌گیری در مورد اینکه کدام وظایف می‌توانند واگذار شوند و همچنین ارزیابی مهارت‌ها و علایق اعضای تیم و اختصاص وظایف مطابق با نقاط قوت آن‌ها شروع کنید.
موفقیت مهارت‌های تفویض خود را با بررسی نرخ تکمیل وظایف، رضایت کارکنان و سطح بهره‌وری تیم ارزیابی کنید.
این مقاله را هم مطالعه کنید: راهنمای کامل تفویض اختیار + فیلم+ دانلود چک لیست (PDF)
۴. مهارت‌های تیم‌سازی و برقراری ارتباط در تیم
تیم‌سازی یک مهارت حیاتی برای مدیران و رهبران است که شامل ایجاد یک محیط کاری مثبت و ترویج همکاری و ارتباط بین اعضای تیم می‌شود. مهارت‌های تیم‌سازی خوب می‌توانند بهره‌وری، دلبستگی کارکنان و رضایت شغلی را افزایش دهند.
یکی از عناصر اساسی تیم‌سازی ایجاد یک چشم‌انداز مشترک و اهداف واضح برای تیم است که شامل اطمینان از اینکه هر عضو تیم نقش و مسئولیت‌های خود و همچنین اهداف کلی و انتظارات تیم را درک می‌کند.
تیم‌سازی موثر همچنین شامل موارد زیر می‌شود:
- ترویج ارتباط باز و صادقانه بین اعضای تیم با تشویق آن‌ها به اشتراک‌گذاری ایده‌ها و دیدگاه‌ها.
- ارائه بازخوردهی شفاف
- رسیدگی به تعارض‌ها به صورت سازنده.
- ایجاد محیطی که اعضای تیم در آن احساس راحتی کنند تا ایده‌ها و نگرانی‌های خود را به اشتراک بگذارند.
۵. مهارت‌های حل مسئله و حل تعارض
حل مسئله و حل تعارض از مهارت‌های اساسی مدیریتی هستند این مهارت شامل شناسایی مشکلات، تحلیل اطلاعات و توسعه راه‌حل‌ها می‌شود.
یکی از عناصر اساسی حل مسئله تعریف مشکل به طور واضح و دقیق است که شامل شناسایی ریشه مشکل و درک تاثیر آن بر سازمان است.
عنصر دیگر حیاتی تولید و ارزیابی راه‌حل‌های بالقوه است: در نظر گرفتن گزینه‌های متعدد و ارزیابی مزایا و معایب هر یک قبل از تصمیم‌گیری. یک رهبر با مهارت‌های قوی حل مسئله ممکن است با اعضای تیم مشورت کند، از ذینفعان نظر بگیرد و تاثیر بالقوه هر گزینه را قبل از تصمیم‌گیری نهایی ارزیابی کند.
فرآیند اصلی حل مسئله شامل موارد زیر است:
- جمع‌آوری اطلاعات: شناسایی مشکل و جمع‌آوری اطلاعات مرتبط تا حد امکان برای درک دامنه و علل آن.
- طوفان فکری راه‌حل‌ها: تولید مجموعه‌ای از راه‌حل‌های بالقوه برای مشکل با در نظر گرفتن تمامی منابع و تخصص‌های موجود.
- ارزیابی گزینه‌ها: ارزیابی نقاط قوت و ضعف هر راه‌حل، ارزیابی هزینه‌ها و مزایای هر یک.
- اجرای برنامه: انتخاب راه‌حل قابل اجرا و موثر و توسعه یک برنامه برای اجرای آن با در نظر گرفتن موانع احتمالی و منابع لازم.
۶. تصمیم‌گیری
مدیران می‌توانند با تصمیم گیری درست عملکرد سازمانی را بهبود بخشند، روحیه کارکنان را ارتقا دهند و سودآوری را افزایش دهند.
تصمیم‌گیری یعنی تحلیل اطلاعات، شناسایی راه‌حل‌های بالقوه و اتخاذ تصمیم‌ها. یکی از عناصر اساسی تصمیم‌گیری شناسایی و اولویت‌بندی اهداف است: در نظر گرفتن عواقب کوتاه‌مدت و بلندمدت هر تصمیم و ارزیابی اینکه چگونه با اهداف سازمان مطابقت دارد. به عنوان مثال، یک مدیر ممکن است تاثیر بالقوه یک پروژه جدید بر عملکرد مالی سازمان را قبل از تایید آن ارزیابی کند.
در بسیاری از جهات، تصمیم‌گیری همان حل مسئله است، و مدیران جدید می‌توانند از فرآیند حل مسئله که قبلاً توضیح داده شد استفاده کنند.
عنصر دیگری از تصمیم‌گیری در نظر گرفتن دیدگاه‌های متعدد و جمع‌آوری نظرات از ذینفعان مختلف است. این کمک می‌کند تا مشکلات بالقوه شناسایی شوند و اطمینان حاصل شود که تصمیمات بازتاب دهنده نیازها و دیدگاه‌های همه ذینفعان است. به عنوان مثال، یک رهبر ممکن است قبل از اتخاذ تصمیمی که بر کل سازمان تاثیر می‌گذارد، جلسه تیمی برگزار کند تا نظرات بخش‌های مختلف را جمع‌آوری کند.
برای توسعه مهارت‌های تصمیم‌گیری، رهبران جدید باید به جمع‌آوری و تحلیل داده‌ها، ارزیابی ریسک‌ها و مزایای هر گزینه و جستجوی نظرات دیگران قبل از اتخاذ تصمیم نهایی توجه کنند. از مربیان یا همکاران باتجربه بازخورد بگیرید و از تجربیات گذشته یاد بگیرید.
تمرین تفکر انتقادی و مهارت‌های حل مسئله نیز می‌تواند به بهبود توانایی‌های تصمیم‌گیری کمک کند.
۷. خلق چشم‌انداز و استراتژی
داشتن یک چشم‌انداز یکی از دشوارترین کارها برای رهبران است، خصوصاً برای کسانی که به طور طبیعی این توانایی را ندارند. داشتن چشم‌انداز به معنای توانایی تفکر خلاقانه و تخیلی، دیدن فراتر از حال و پیش‌بینی امکانات آینده است. رهبران با چشم‌انداز الهام‌بخش و انگیزه‌بخش تیم‌های خود هستند تا به سوی هدف مشترکی کار کنند، حتی اگر آن هدف چالش‌برانگیز یا نامطمئن به نظر برسد.
تکمیل‌کننده چشم‌انداز، استراتژی است. تفکر استراتژیک یک مهارت اساسی برای مدیران و رهبران است. تفکر استراتژیک شامل تحلیل وضعیت‌های پیچیده و توسعه برنامه‌های بلندمدت است که با اهداف سازمان مطابقت دارد، که به بهبود عملکرد سازمانی، مشارکت بهتر کارکنان و مزیت رقابتی کمک می‌کند.
تفکر استراتژیک شامل: تحلیل داده‌ها و روندها، پیش‌بینی چالش‌ها و فرصت‌های بالقوه و توسعه یک چشم‌انداز بلندمدت برای سازمان است.
متفکران استراتژیک خوب، می‌توانند چشم‌انداز خود را به طور موثر انتقال دهند و اعضای تیم را حول هدف مشترکی گرد هم آورند.
کلید تبدیل شدن به یک رهبر با چشم‌انداز، پرورش تخیل و خلاقیت و کنجکاوی و باز بودن به ایده‌های جدید است.
۸. انعطاف‌پذیری
رهبران بزرگ انعطاف‌پذیر و قابل انطباق هستند. آن‌ها می‌توانند با تغییر شرایط، محیط و وضعیت سازگار شوند و در مواجهه با چالش‌ها و فرصت‌های جدید باز باشند. رهبران انعطاف‌پذیر و قابل انطباق می‌توانند به سرعت به شرایط بازار متغیر، رویدادهای غیرمنتظره و تقاضای مشتریان پاسخ دهند.
بنیانگذار آمازون، جف بزوس می‌گوید: “بر روی چشم‌انداز پافشاری کنید اما بر جزئیات انعطاف‌پذیر باشید.”
کلید انعطاف‌پذیری این است که در برابر ایده‌ها و دیدگاه‌های جدید باز بمانید. مثلا با ایجاد یک تیم متنوع برای دریافت دیدگاه‌های مختلف و دیدن مشکلات از زوایای مختلف.
سرانجام، توسعه انعطاف‌پذیری و قابل انطباق بودن مانند هر مهارت دیگری نیاز به تمرین دارد. مدیران می‌توانند برای خود اهدافی تعیین کنند، مانند جستجوی فرصت‌های یادگیری جدید یا امتحان روش‌های جدید برای حل مسئله. با اندازه‌گیری پیشرفت خود در برابر این اهداف، موفقیت خود را پیگیری کرده و به طور مداوم انعطاف‌پذیری و قابل انطباق بودن خود را بهبود بخشند.
